Panduan penulisan ini membantu tim menciptakan komunikasi yang jelas, relevan, dan mudah dipahami di berbagai titik interaksi pengguna. Fokusnya mencakup penulisan untuk antarmuka produk (UI microcopy, label, dan pesan kesalahan), materi komunikasi resmi, serta konten pendukung produk seperti panduan dan instruksi penggunaan.
Panduan ini dapat digunakan oleh tim desainer produk, UX writer, pengembang, dan tim konten untuk produk digital maupun publikasi resmi.
Bagian ini menyediakan panduan tentang prinsip penulisan, gaya bahasa, dan inklusivitas untuk menjaga konsistensi dan nada komunikasi di seluruh layanan digital pemerintahan.
Prinsip penulisan merupakan dasar yang wajib digunakan untuk membantu pengguna memahami dan menerima pesan dengan lebih baik. Dengan prinsip yang jelas, tulisan dapat terasa konsisten dan mudah diikuti di berbagai konteks.
Prinsip ini dapat disesuaikan dengan karakter dan kebutuhan setiap instansi atau lembaga.
Berikut tiga prinsip umum yang sebaiknya selalu diperhatikan.
Memahami pengguna dan membantu mereka mencapai tujuan.
Menyampaikan pesan dengan sederhana dan mudah dipahami.
Memastikan semua informasi akurat dan dapat dipercaya.
Jika prinsip penulisan menjadi dasar utama dalam menyusun teks, maka gaya bahasa berperan sebagai elemen pendukung yang memperkuat penyampaian pesan. Tujuannya untuk menjaga konsistensi cara komunikasi antarpejabat dan antarinstansi, agar setiap pesan yang disampaikan tetap jelas, relevan, dan selaras.
Gaya bahasa berfungsi sebagai payung panduan sebelum diterjemahkan ke bentuk yang lebih spesifik sesuai kebutuhan lembaga, produk, atau konteks komunikasi tertentu. Dengan adanya pedoman ini, setiap tim penulis dapat menyesuaikan gaya bahasa tanpa kehilangan arah atau makna utama pesan.
Setiap gaya bahasa yang digunakan perlu mencerminkan nilai-nilai pemerintahan: profesional, inklusif, lugas, dan mudah dipahami oleh seluruh pemangku kepentingan.
Setiap lembaga memiliki kepribadiannya sendiri dalam berkomunikasi. Sosok adalah cara lembaga menampilkan kepribadiannya saat berbicara dengan masyarakat: bagaimana ia terdengar, bersikap, dan hadir di setiap pesan atau layanan digital.
Dengan sosok yang jelas, komunikasi menjadi konsisten, mudah dikenali, dan membangun rasa percaya. Sosok menjawab pertanyaan: "Siapa yang berbicara di balik pesan ini, dan bagaimana ia menyampaikan sesuatu?"
Apakah lembaga terdengar seperti rekan yang membantu, petugas yang sigap, atau pejabat yang memberi arahan, semuanya kembali ke perannya.
Yang penting, sosok selalu mencerminkan nilai pemerintahan: profesional, kredibel, dan empatik.
Agar sosok lebih mudah ditentukan dan konsisten diterapkan, lembaga perlu memahami dulu bagaimana ia ingin tampil di mata masyarakat.
Langkah-langkah berikut membantu merumuskan karakter komunikasi yang tepat sesuai fungsi, konteks layanan, dan hubungan dengan pengguna.
Dengan cara ini, pesan yang disampaikan tetap jelas, manusiawi, dan dapat dipercaya
Apa fungsi utamanya? Apakah melayani masyarakat langsung, menyediakan data, atau memberi kebijakan? Semakin jelas perannya, semakin mudah menentukan bagaimana ia seharusnya terdengar.
Apakah posisinya sejajar (rekan), pendukung (tenaga operasional), atau pengarah (atasan)? Hubungan ini menentukan jarak bicara dan tingkat keformalan dalam tulisan.
Pilih kata kunci seperti tegas, ramah, efisien, atau bijak untuk menggambarkan karakter lembaga. Nilai ini akan memandu gaya tutur dan pilihan kata di seluruh produk.
Tulis satu pesan sederhana (misalnya ajakan, peringatan, atau panduan), lalu kaji ulang: Apakah terdengar sesuai dengan karakter lembaga? Apakah tetap sopan dan mudah dipahami pengguna?
Setelah memahami cara menentukan sosok, berikut contoh nyata dari dua lembaga yang menerapkan gaya komunikasi berbeda sesuai konteksnya.
Keduanya sama-sama menunjukkan bagaimana nilai profesional, empatik, dan membantu dapat diterapkan dengan cara yang sesuai dengan karakter masing-masing organisasi.
Mari simak contoh penggunaannya pada dua instansi berikut.
Sosok Cerdikiawan adalah pribadi yang pintar tanpa membuat jarak.
Ia memahami masalah pengguna, menyampaikan solusi dengan cepat, dan tetap terdengar ringan.
Bahasanya santai tetapi terarah, membantu tanpa kesan menggurui.
Karakter utama: cerdas, ramah, percaya diri, empatik.
Gaya tutur: santai tapi tajam, ringkas tapi berisi
Tujuan komunikasi: membantu pengguna dengan cara yang mudah, menyenangkan, dan terasa manusiawi
Prinsip komunikasi:
Cerdas namun tetap hangat: Gunakan logika sederhana dan bahasa yang mudah dipahami.
Santai tapi sopan: Hindari nada birokratis, tapi tetap hormat.
Empatik: Akui kendala pengguna, lalu beri solusi praktis.
Tepat sasaran: Setiap kalimat punya tujuan yang jelas.
Contoh gaya komunikasi:
"Oops, belum bisa nih. Coba lagi nanti, ya."
"Pembayaran kamu aman, tapi sistem lagi butuh waktu sedikit."
Kesan yang ditinggalkan:
Hangat, cepat tanggap, dan cerdas tanpa berlebihan, seperti teman yang pintar tapi enak diajak ngobrol.
Sosok Tenaga Operasional
Mewakili karakter lembaga pemerintahan yang tangguh, efisien, dan bisa diandalkan.
Ia berbicara dengan tenang dan profesional, layaknya staf administrasi berpengalaman yang tahu alur kerja dari awal hingga akhir.
Bahasanya lugas, formal seperlunya, dan fokus membantu pengguna menyelesaikan tugas dengan cepat dan benar.
Karakter utama: efisien, netral, terukur, solutif
Gaya tutur: formal ringan, langsung, dan akurat
Tujuan komunikasi: menyampaikan informasi dengan jelas dan mencegah kesalahpahaman
Prinsip komunikasi:
Lugas dan cepat: Langsung ke inti masalah tanpa basa-basi.
Profesional: Gunakan bahasa netral tanpa ekspresi berlebihan.
Solutif: Sertakan arahan atau langkah selanjutnya.
Terpercaya: Bangun kepercayaan lewat kejelasan dan ketepatan.
Contoh gaya komunikasi:
"Data belum bisa disimpan. Periksa kembali kolom yang belum diisi."
"Pengajuan Anda sudah diterima dan sedang diproses."
Kesan yang ditinggalkan:
Tenang, kompeten, dan bertanggung jawab, seperti petugas yang tahu sistem dan memastikan semuanya berjalan sesuai aturan.
Jika Sosok menggambarkan siapa yang berbicara, maka Nada menunjukkan bagaimana cara berbicara dalam berbagai situasi.
Nada bersifat fleksibel, menyesuaikan konteks dan emosi pengguna, tetapi tetap berpijak pada karakter lembaga.
Dalam konteks pemerintahan digital, nada membantu menjaga agar setiap pesan terdengar sopan, empatik, dan jelas, tanpa kehilangan kepercayaan dan wibawa lembaga. Pemilihan nada yang tepat memastikan komunikasi terasa manusiawi sekaligus profesional.
Tabel berikut menunjukkan bagaimana variasi nada diterapkan ke dalam produk dan layanan digital. Setiap contoh disusun untuk membantu tim memahami perubahan nada sesuai konteks dan tujuan komunikasi.
| Situasi | Tujuan Komunikasi | Nada yang Digunakan | Contoh Kalimat |
|---|---|---|---|
| Pendaftaran atau onboarding pengguna baru | Menyambut dan memotivasi | Ramah, suportif | "Selamat datang, mari mulai langkah pertamamu." |
| Kesalahan input atau kegagalan sistem | Menenangkan dan membantu | Empatik, jelas | "Data belum bisa disimpan. Periksa kembali kolom yang belum diisi." |
| Peringatan atau batas waktu | Memberi kejelasan tanpa menimbulkan kepanikan | Tegas, netral | "Koneksi sedang tidak stabil. Coba lagi setelah beberapa saat." |
| Pengumuman atau kebijakan resmi | Menyampaikan keputusan dengan otoritas | Formal, kredibel | "Layanan ini akan diperbarui mulai 12 Desember 2025 untuk peningkatan keamanan sistem." |
| Ajakan partisipasi atau umpan balik | Menggerakkan pengguna untuk ikut serta | Akrab, positif | "Yuk, bagikan pendapatmu agar layanan ini makin baik." |
| Ucapan terima kasih atau apresiasi | Menghargai partisipasi pengguna | Hangat, tulus | "Terima kasih sudah meluangkan waktu untuk melengkapi data ini." |
Inklusivitas dikembangkan sebagai dasar agar setiap elemen produk digital pemerintahan dapat diakses, dipahami, dan digunakan oleh semua orang secara setara. Prinsip ini memastikan tidak ada pengguna yang tertinggal, apa pun kondisi atau keterbatasannya.
Dalam konteks layanan publik digital, inklusivitas berarti menciptakan pengalaman yang adil, ramah, dan mudah digunakan. Setiap teks, warna, ikon, dan alur interaksi perlu dirancang agar tetap jelas dan nyaman bagi siapa pun, termasuk mereka yang memiliki keterbatasan fisik, perangkat, atau koneksi internet.
Dengan menerapkan prinsip inklusivitas, produk pemerintahan menjadi lebih terbuka, empatik, dan benar-benar melayani seluruh masyarakat Indonesia.
Panduan ini membantu tim penulis, desainer, dan pengembang menerapkan prinsip inklusivitas dalam setiap produk digital pemerintahan. Tujuannya agar semua orang bisa mengakses dan menggunakan layanan dengan nyaman, apa pun latar belakang, kemampuan, atau perangkat yang mereka miliki.
Beberapa hal yang dapat dijadikan pedoman dasar:
Setiap orang berinteraksi dengan cara dan kondisi yang berbeda. Rancang pengalaman yang tetap berfungsi untuk mereka yang memiliki keterbatasan penglihatan, pendengaran, atau perangkat, termasuk dalam situasi sementara seperti koneksi lambat atau lingkungan yang ramai.
Gunakan pendekatan POUR (Perceivable, Operable, Understandable, Robust) agar setiap informasi mudah dilihat, digunakan, dipahami, dan diandalkan lintas perangkat.
Pilih kata yang mudah dimengerti dan hindari istilah teknis atau birokratis. Pastikan teks tetap terbaca oleh alat bantu seperti pembaca layar.
Pastikan teks tetap terbaca oleh alat bantu seperti pembaca layar (screen reader), dan hindari kata yang mengasumsikan kondisi ideal seperti "klik saja" atau "sangat mudah".
Gunakan warna dengan kontras yang cukup, ukuran teks yang nyaman, dan elemen visual yang tidak mengecualikan siapa pun. Hindari menyampaikan informasi hanya melalui warna.
Contoh: gunakan teks tambahan (alt text) seperti "Status: Aktif" pada penerapan indikator warna hijau.
Buat navigasi, tombol, dan formulir yang bisa diakses lewat berbagai metode input seperti keyboard atau pembaca layar. Pastikan setiap elemen berfungsi dengan konsisten di berbagai perangkat.
Contoh: tombol dan tautan memiliki ukuran cukup besar, fokus keyboard terlihat jelas, dan semua aksi dapat dilakukan tanpa mouse.
Uji rancangan dengan pengguna dari latar belakang dan kemampuan berbeda. Masukan mereka membantu memastikan produk benar-benar mudah digunakan oleh semua orang.
Dengan mengikuti panduan ini secara konsisten, setiap tim dapat menciptakan produk digital pemerintahan yang lebih terbuka, ramah, dan adil bagi seluruh masyarakat Indonesia.
Prinsip inklusivitas perlu diterapkan di setiap bagian desain sistem agar semua orang dapat berinteraksi dan memahami produk digital pemerintahan dengan mudah. Berikut area utama yang perlu diperhatikan:
Pastikan label, pesan kesalahan, instruksi, dan konten edukatif ditulis dengan bahasa yang sederhana dan mudah dimengerti. Hindari istilah teknis yang tidak umum, dan gunakan nada yang empatik saat menyampaikan peringatan atau kesalahan.
Gunakan warna, ikon, ilustrasi, dan tipografi yang mudah dikenali oleh semua pengguna. Pastikan kontras warna cukup, ilustrasi mewakili keberagaman masyarakat, dan huruf mudah dibaca di berbagai ukuran layar.
Rancang navigasi, notifikasi, bantuan, dan formulir agar mudah digunakan oleh semua orang, termasuk pengguna dengan alat bantu. Tombol, tautan, dan elemen interaktif lainnya perlu memiliki jarak yang cukup dan bisa diakses lewat berbagai perangkat atau metode input.
Sediakan teks alternatif untuk gambar, caption untuk video, dan struktur halaman yang mendukung pembaca layar. Pastikan urutan navigasi logis dan semua informasi penting dapat dijangkau tanpa hambatan visual atau teknis.
Dengan memperhatikan keempat area ini, tim dapat memastikan setiap elemen dalam sistem desain benar-benar inklusif dan memberikan pengalaman yang setara bagi semua pengguna.
Catatan ini berlaku untuk seluruh panduan penulisan dalam bagian Gaya Bahasa. Gunakan kaidah Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan (Edisi Kelima) sebagai acuan utama dalam penulisan.
Dalam kondisi tertentu, penyesuaian dapat dilakukan untuk menyesuaikan dengan gaya bahasa atau sosok yang diterapkan pada produk atau konteks komunikasi tertentu.
Pendekatan ini disusun berdasarkan panduan dari:
Microcopy: The Complete Guide oleh Kinneret Yifrah
Strategic Writing for UX oleh Torrey Podmajersky
Microsoft Writing Style Guide (Voice and Tone Principles)
INA Digital Edu Seragam
Gojek UX Writer Playbook
Panduan inklusivitas ini merupakan versi awal yang akan terus dikembangkan seiring dengan penelitian dan implementasi IDDS di berbagai produk digital pemerintahan. Tujuannya agar panduan ini tidak hanya menjadi acuan tertulis, tetapi juga berkembang dari praktik nyata di lapangan.
Ke depan, arah pengembangan akan mencakup:
Kami mengundang rekan-rekan peneliti, desainer, penulis, dan pengembang untuk ikut berkontribusi dalam pengembangan panduan ini.
Hubungi kami melalui ux@inadigital.co.id bila ingin berbagi temuan, ide, atau pengalaman dalam membangun produk digital yang lebih inklusif.
Mulai Kolaborasi